採購策略更新於 2026-09-30
新公司開辦時，大家忙著找辦公室、跑登記、拉業務，IT 常被簡化成「幫每個人買台電腦」。但電腦只是第一步：信箱用誰的帳號、檔案放在哪裡、密碼怎麼管、資料怎麼備份，若開辦時沒有想清楚，半年後人數一多就很難回頭整理。本篇以 IT 的角度，列出新公司開辦時值得一次規劃好的項目。
新公司規模小，很多事情用個人帳號、個人電腦就能先運作。問題是，這些臨時做法會變成習慣：客戶資料存在創辦人的私人雲端、公司信箱用免費信箱、檔案用通訊軟體傳來傳去。等到有員工離職、電腦故障或需要稽核時，才發現公司的資料其實不在公司手上。開辦階段人少、設備少，是建立 IT 基礎最容易、成本最低的時機。
建議從第一天就使用公司自有網域的信箱與帳號，而不是員工的個人信箱。公司帳號可以集中管理，員工離職時由公司停用與轉移資料，也讓客戶看到的是公司的正式身分。辦公軟體與雲端服務通常也可以用同一組帳號登入，管理較單純。
小型公司常見的選擇是雲端儲存、公司自有 NAS，或兩者搭配。雲端的好處是不需要自己維護硬體、遠距存取方便；NAS 則適合檔案量大、需要在內部高速存取的情境，例如設計或影像工作。可參考檔案伺服器、NAS 與雲端比較。
無論檔案放在哪裡，都需要有獨立的備份。雲端同步不等於備份，檔案被誤刪或被加密時，同步可能讓每一份複本一起受影響。基本原則可參考企業備份 3-2-1 原則。
| 職務類型 | 建議機種 | 規格重點 | 常搭配的周邊 |
|---|---|---|---|
| 行政、財會 | 桌機或筆電 | 文書等級處理器、足夠記憶體、SSD | 外接螢幕、鍵鼠 |
| 業務、外勤 | 輕薄商用筆電 | 續航力、重量、耐用度、保固 | 擴充底座、行動電源、耳麥 |
| 設計、影像 | 高效能桌機或工作站 | 處理器與顯示卡、記憶體容量、色準螢幕 | 大尺寸螢幕、外接儲存 |
| 工程、開發 | 高效能筆電或桌機 | 記憶體容量、多核心處理器 | 雙螢幕 |
| 管理階層 | 商用筆電 | 行動性、視訊會議品質 | 擴充底座、視訊鏡頭 |
商用機型相較一般消費機型，通常在保固、管理功能與機型供貨穩定度上較有優勢，對需要長期維護的公司較有利。差異可參考商用電腦與一般電腦差異與公司配桌機或筆電。
詳細步驟可參考Windows 新電腦首次設定與商用電腦加密、更新與防毒。
開辦時為了省錢，有時會出現共用授權或來源不明軟體的情況，這在公司成長後可能帶來合規風險，也很難管理。建議作業系統選擇適合企業環境的版本，辦公軟體與設計軟體以公司名義購買或訂閱，並記錄授權數量與到期日。作業系統版本的差異，可參考Windows 家用版與專業版怎麼選。
小公司常覺得自己不會成為目標，但釣魚信、勒索軟體並不挑公司規模。開辦時至少做到：每人使用個人帳號與足夠強度的密碼、重要帳號開啟多重驗證、系統與軟體保持更新、定期備份並測試還原、員工離職時當天停用帳號。這些做法不需要高額投資，卻能擋下很多常見風險。可參考企業電腦端點資安基礎。
開辦初期預算有限，IT 採購可以分成兩個階段。第一階段是營運必需：每人一台可用的電腦、公司帳號與信箱、檔案空間與備份、基本資安設定、一台可共用的印表機。第二階段在營運穩定後補齊：外接螢幕與擴充底座、NAS 或伺服器、不斷電系統、備用電腦。重要的是第一階段的選擇要能延續，例如機型挑選能長期供貨的商用系列，之後擴編時才能維持一致。
新公司最容易忽略的是資產紀錄。一開始只有幾台電腦，靠記憶就能掌握，但人數一旦增加、人員開始流動，就會出現不知道哪台電腦在誰手上、保固何時到期的情況。建議從第一台電腦就建立簡單的清冊，記錄序號、型號、使用人、購買日期、保固到期日與存放的授權資訊。之後擴編時只要照同一格式新增即可。可參考IT 資產盤點管理。
新公司通常一台多功能事務機就足夠應付列印、影印與掃描需求，重點是設定成網路共用，讓每台電腦都能透過網路列印，而不是接在某一台電腦上。掃描功能可以設定直接存到公司的檔案空間或寄到公司信箱，減少紙本流轉。員工的周邊設備，例如外接螢幕與鍵鼠，可以依實際工作需求逐步配置，不必開辦時一次買齊。網路印表機的連線可參考網路印表機連線設定。
新公司通常沒有專職 IT，常由行政或技術背景的同事兼任。建議至少指定一位負責人，保管管理員帳號、授權資料與供應商聯絡方式，並把重要設定記錄下來。管理員帳號不應只存在某一個人的記憶裡，應有安全的保存方式與備援，避免負責人離職時無人能接手。
新公司的人數變化往往很快。開辦時就決定一套標準機型與標準設定，新人報到時照著複製即可；帳號權限用群組而不是逐人設定；檔案空間的資料夾結構依部門規劃。這些看似小事，會讓公司從十人成長到數十人時，IT 不必重新整理一遍。上伊美企業電腦可協助新公司依職務規劃電腦規格與分階段採購。
建議使用。公司網域的信箱與帳號可以集中管理，員工離職時由公司停用並轉移資料，也能呈現正式的公司身分，比使用員工個人信箱更容易管理。
依職務決定。外勤與經常開會的職務適合筆電，固定座位且需要較高效能的職務可考慮桌機。也可以筆電搭配擴充底座與外接螢幕，兼顧行動與座位使用。
不一定。若檔案量不大且以雲端協作為主，雲端儲存搭配獨立備份即可；若檔案量大、需要內部高速存取，例如設計與影像工作，再考慮 NAS。
不能完全取代。同步會把刪除或被加密的狀態一起同步，因此仍需要有獨立、可還原的備份，並定期測試還原是否成功。
可以先確保每人有可用電腦、公司帳號、檔案空間與備份及基本資安設定，外接螢幕、NAS、不斷電系統與備用電腦則可在營運穩定後逐步補齊。
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