網路印表機與本機印表機的差別
辦公室常見的列印方式有兩種：一種是印表機用 USB 直接接在某台電腦上再分享出去，稱為共用印表機；另一種是印表機本身有網路孔或無線功能，直接接上區域網路，任何電腦都能連。後者穩定性較高，也不必依賴某台電腦開機。以下教學說明兩種情況在 Windows 的新增方式，以及連不上時的排除方法。
新增網路印表機的步驟
- 先確認印表機已開機並連上與電腦相同的網路，可先列印設定頁取得印表機的 IP 位址。
- 開啟「設定」進入「藍牙與裝置」的「印表機與掃描器」。
- 點選「新增裝置」，Windows 會自動搜尋網路上的印表機。
- 若清單中出現，直接選取並安裝；若沒出現，點選「我想要的印表機不在清單上」。
- 選擇「以 TCP/IP 位址或主機名稱新增」，輸入印表機的 IP 位址。
- 依提示安裝對應廠牌型號的驅動程式，完成後可列印測試頁確認。
安裝驅動程式的注意事項
Windows 內建部分印表機驅動，但商用機種或較新型號建議到印表機原廠網站下載對應作業系統版本的驅動程式，功能才完整。安裝驅動時要留意作業系統是 64 位元，且要選對確切型號，否則可能出現列印亂碼或功能缺失。若辦公室有多台相同型號，可將驅動封裝後統一部署，減少逐台安裝的時間。
連不上印表機的排除方法
- 確認電腦與印表機在同一網段，可用 ping 印表機 IP 測試是否連通。
- 檢查印表機 IP 是否變動，建議在路由器上設定固定 IP 或 DHCP 保留，避免每次開機位址改變。
- 確認防火牆未封鎖列印相關的通訊埠。
- 若是共用印表機，確認來源電腦已開機且分享設定正常。
- 重新啟動列印多工緩衝處理器服務，可解決卡在佇列的列印工作。
設定預設印表機與列印偏好
辦公室常有多台印表機，設定預設印表機能省去每次選擇的麻煩。在印表機與掃描器設定中，可指定常用的印表機為預設值；Windows 也有依所在網路自動切換預設印表機的選項，適合帶筆電在不同地點工作的同仁。列印偏好方面，建議依公司需求先設定好，例如預設雙面列印以節省紙張、內部文件用黑白列印降低成本、需要彩色時再手動切換。這些設定可在印表機內容的喜好設定中調整。若辦公室重視成本控管，還可透過列印管理限制彩色列印權限或統計各部門用量。若同仁常需列印不同尺寸或紙材，也可預先建立多組偏好設定方便切換。把預設值設定妥當，同仁按下列印就能得到符合公司規範的結果，既省成本又減少誤印重印的浪費，長期下來的耗材節省相當可觀。
企業列印環境的整合建議
當辦公室規模擴大，列印需求也會更複雜，例如需要雙面列印、機密列印、掃描歸檔或用量統計。此時單靠桌上型印表機並不夠，可考慮導入商用多功能事務機並搭配列印管理。上伊美企業電腦同時供應商用電腦與週邊設備，能協助整合列印環境，讓電腦與事務機順利對接。若貴公司正在規劃辦公室的列印與電腦採購，歡迎來電(02)2733-0720或加官方 LINE，由專人提供整合建議。